1. Co je to valná hromada
Valná hromada je dle zákona č. 90/2012 Sb. Zákon o obchodních korporacích nejvyšším orgánem kapitálových společností (s.r.o., a.s.), kde společníci či akcionáři rozhodují o zásadních otázkách týkajících se řízení společnosti, jako je např. schválení: účetní závěrky, rozdělení zisku, změny stanov, volba členů orgánů společnosti. Je svolávána statutárním orgánem společnosti alespoň jednou ročně tak, aby se konala nejpozději do 6 měsíců po skončení účetního období společnosti.
Klíčové informace o valné hromadě:
- Svolání:
Představenstvo (jednatel) se zveřejňuje/doručuje pozvánku všem akcionářům/společníkům nejméně 30 dnů předem, pokud stanovy/společenská smlouva neurčí jinak.
- Usnášeníschopnost:
Valná hromada je obvykle usnášeníschopná, pokud jsou přítomni osobně nebo na základě plné moci akcionáři/společníci s alespoň polovinou všech hlasů.
- Rozhodování:
Valná hromada rozhoduje o zisku, členech orgánů společnosti, změnách stanov/společenské smlouvy, zvýšení/snížení základního kapitálu či vstupu do likvidace společnosti.
- Notářský zápis:
Některá vyjmenovaná rozhodnutí dle zákona vyžadují zpracování veřejné listiny, formou notářského zápisu.
- Jediný akcionář/společník:
Pokud má společnost jednoho majitele, působí jako valná hromada on sám a o rozhodnutích sepisuje zápis.
2. Příprava valné hromady
- Zpracování oznámení (pozvánky) o konání valné hromady– po předání základních údajů, místa konání zpracují naši odborní pracovníci oznámení (pozvánky) v souladu se zákonem a stanovami společnosti a vytvoříme grafický návrh oznámení, zajistíme jeho publikaci za cenově výhodných podmínek a v případně zajistíme tisk a rozeslání pozvánek.
- Zpracování písemného materiálu „Příprava a průběh valné hromady“ – po podepsání smlouvy zpracují pracovníci, kteří budou pověřeni prací na vaší valné hromadě, materiál „Příprava a průběh valné hromady“ a všechny doprovodné dokumenty včetně vzorů prezenčních a hlasovacích lístků a prezenčních listin
- Stanovy – příprava a průběh valné hromady musí odpovídat platným stanovám společnosti. Proto je nutné konzultovat s vašimi odpovědnými pracovníky stanovy vaší společnosti, zda odpovídají platným právním ustanovením.
- Časový harmonogram – na základě jednání a konzultací s pověřenými pracovníky společnosti bude zpracován: harmonogram přípravy, průběhu a vyhodnocení valné hromady
- Akcionáři – převzetí a kontrola databáze akcionářů z Centrálního depozitáře cenných papírů, či seznamu vedeném společností, technická úprava do podoby vhodné pro prezenci a hlasování na valné hromadě (garance proti zneužití dat je obsažena ve smlouvě o zabezpečení valné hromady).
- Zajištění prostor pro konání valné hromady a souvisejících služeb – naši pracovníci zajistí pronájem vhodného sálu a všech souvisejících služeb, např. pořadatelskou službu, občerstvení, zvukovou i obrazovou nahrávku.
- Zajištění osob pro funkce předsedy, zapisovatele, skrutátorů a ověřovatelů zápisu – disponujeme potřebným počtem kvalifikovaných pracovníků, kteří mohou zodpovědně vykonávat funkce předsedy valné hromady, zapisovatele, skrutátorů valné hromady a zajistit provedení prezence a vyhodnocení hlasování se zpracováním příslušných protokolů.
- Zajištění notáře v souladu s požadavky zákona – po dohodě zajistíme vysoce kvalifikované služby notáře a vypracování notářského zápisu.
- Zpracování jednacího a hlasovacího řádu – pro hladký průběh valné hromady zpracujeme podle stanov vaší společnosti jednací a hlasovací řád, kterým se, po jeho schválení valnou hromadu, řídí jednání valné hromady.
3. Průběh valné hromady
- Scénář valné hromady – pro zahajovatele a předsedu valné hromady zpracujeme scénář – průvodní slovo – pro člena představenstva společnosti, který je pověřen představenstvem zahájit valnou hromadu, i pro zvoleného předsedu valné hromady s návrhem řešením všech situací, které mohou na valné hromadě nastat.
- Kompletní zajištění prezence a hlasování – navrhneme a po schválení společností vytiskneme prezenční a hlasovací lístky a prezenční listinu. Tak zajistíme hladký a průkazný průběh prezence a hlasování. Při každém hlasování upřesňujeme prezenci a kontrolujeme usnášeníschopnost valné hromady. Předběžné výsledky hlasování má předseda valné hromady k dispozici maximálně do 30 vteřin po sebrání hlasovacích lístků nebo provedeném hlasování a konečné výsledky nejpozději do konce valné hromady.
- Vizualizace výsledků prezence a hlasování -pomocí datového projektoru jsme schopni v případě zájmu promítat výsledky prezence a hlasování tzv. on-line. Akcionáři mají k dispozici výsledky hlasování ve stejnou chvíli jako předseda valné hromady na svém počítači, kam dostává aktuální výsledky z výpočetního střediska. Jsme schopni zpracovat i prezentaci na přání z Vámi dodaných dat, která se pak bude v průběhu valné hromady prezentována.
- Zpracování protokolů o prezenci a hlasování – při zahájení valné hromady a při každém hlasování dostanou řídící orgány valné hromady písemné protokoly o stavu prezence a usnášeníschopnosti valné hromady. Tyto protokoly jsou povinnou přílohou zápisu z valné hromady či notářského zápisu.
- Zajištění prostor pro konání valné hromady a souvisejících služeb – naši pracovníci zajistí pronájem vhodného sálu a všech souvisejících služeb, např. pořadatelskou službu, občerstvení, zvukovou i obrazovou nahrávku.
- Zpracování prezenční listiny – naši pracovníci zpracují prezenční listinu, z níž je patrný veškerý pohyb akcionářů před i v průběhu valné hromady. Jsou v ní zachyceny přesné časy příchodů i odchodů akcionářů, a tak lze prokázat, kteří akcionáři byli přítomni u každého hlasování.
- Vypracování zápisu – v zákonné lhůtě a podle dohody s odpovědnými pracovníky společnosti odevzdáme v termínu zápis z valné hromady se všemi přílohami a protokoly o prezenci a hlasování, prezenční listinu, prezenční lístky a hlasovací lístky.
- Zajištění překladatelských služeb – pro valné hromady, kterých se zúčastňují zahraniční klienti, zajistíme rovněž kvalitní překladatelskou službu.
